KUKA: Türkiye'nin En Büyük Spor Kulübü Yönetim Platformunu Tasarlamak

Zorluk

Spor kulübü yönetim yazılımları genellikle tek bir kullanıcı için tasarlanır: yönetici. Diğer herkes ikinci sınıf bir deneyimle yetinir. KUKA'yı farklı kurduk: Platform üç ayrı rol üzerine kurulu ve her rolün kendi başına birinci sınıf bir ürün gibi hissettirmesi gerekiyordu.

Antrenör deneyimi. Bir antrenör antrenmana elinde telefonu ve bir grup öğrenciyle gelir. Kimin programda olduğunu, günün planını, bekleyen ödemeleri ve sisteme henüz eklenmemiş öğrencileri görmesi gerekir. Ana ekranın bunların hepsini başka bir sayfaya geçmeden tek bakışta göstermesi gerekiyordu. Bu yüzden takvim, ödeme modülü ve öğrenci listesi antrenörün ana ekranında yer alıyor ve her birinin ayrıntısına oradan inilebiliyor.

Öğrenci profili. KUKA'daki her öğrenci profili birçok bilgiyi bir arada tutuyor: fiziksel ölçümler (kilo, boy, yaş, cinsiyet), kalan üyelik süresi, ders sayısı, antrenman programına erişim, öğrenci bilgileri, antrenman takvimi ve test-ölçüm geçmişi. Profilin bu yoğun bilgiyi bir form gibi hissettirmeden, tek bakışta okunur ve zahmetsizce düzenlenebilir biçimde sunması gerekiyordu.

Birden çok grup. Türkiye'deki spor akademilerinde antrenörler çoğu zaman aynı anda birkaç grubu yönetiyor. Öğrenci listesinin her öğrencinin hangi gruplarda olduğunu açıkça göstermesi, tüm listede filtrelemeyi ve aramayı da kolaylaştırması gerekiyordu. Antrenöre henüz öğrenci atanmamışken görünen ekranın da yalnızca boş bir sayfa değil, ne yapılacağını gösteren bir ekran olması gerekiyordu.

Davet ve ilk adımlar. Sisteme öğrenci eklemek bir davet akışı başlatıyor ve akış bir onay ekranıyla bitiyor: "Davet gönderildi. Öğrenci daveti başarıyla gönderildi." Bu net kapanış, antrenörün sisteme güvenmesi için kritik. Davetin gidip gitmediği belirsiz kalırsa antrenörler aynı öğrenciyi birkaç kez ekliyor ya da telefonla takip etmek zorunda kalıyor.

Çözüm

KUKA'yı profesyonel bir çalışma aracı olarak tasarladık ve görsel dil de bunu yansıtıyor: derin siyah zemin, yüksek kontrastlı beyaz tipografi ve özenle sınırlanmış bir vurgu sistemi (ana işlemler için mavi, duyurular için turuncu, onaylar için yeşil, sayaçlar için kehribar). Uygulama bir tüketici ürününe değil, her gün kullanan insanlar için yapılmış bir iş aracına benziyor.

Antrenör ana ekranı. Ekran kişisel bir karşılamayla ("Hoş geldin, Batuhan Yücel") ve antrenör rozetiyle açılıyor; kullanıcı nerede olduğunu hemen anlıyor. Turuncu bir duyuru bandı platformdaki yenilikleri gösteriyor. Takvim yatay bir hafta şeridiyle başlıyor: Bugünün tarihi mavi ile vurgulanıyor ve altında günün antrenmanları seans adı, spor dalı ve saat aralığıyla listeleniyor. "Talepleri Görüntüle" bağlantısı bekleyen seans taleplerine götürüyor. Takvimin altındaki Ödeme Bilgileri modülü üç sekmeye ayrılıyor: Yaklaşan, Bekleyen ve Geciken. Antrenörler ana ekrandan ayrılmadan hangi ödemenin nerede beklediğini görebiliyor.

Ders takvimi. Takvim sekmesi haftalık bir görünüm sunuyor ve "Yeni Oluştur" düğmesi her zaman erişilebilir duruyor. Hafta şeridindeki her gün seçilebiliyor; seçilen günün dersleri ekranın alt yarısında listeleniyor ve her ders adı, grubu ve saatiyle görünüyor. Sağ üstteki ay seçiciyle haftalık görünümden çıkmadan aylar arasında geçiş yapılabiliyor.

Öğrenci listesi. Öğrenciler sekmesi, sağ kenarda hızlı geçiş için alfabetik bir dizinle öğrencileri listeliyor. Her satırda öğrencinin fotoğrafı, adı, grupları (birden fazla olabilir) ve ders sayısı yer alıyor. Listenin üstünde gelişmiş sıralama seçenekleri olan bir arama çubuğu var. "Yeni Öğrenci Ekle" listenin her zaman ilk öğesi ve kaydırmaya gerek kalmadan görünüyor.

Öğrenci profili. Profil ekranı iki tonlu bir başlıkla açılıyor: Mavi-mor bir degrade bant öğrencinin fotoğrafını, adını, grubunu ve bir düzenleme rozetini taşıyor. Altında, siyah zemin üzerinde fiziksel ölçümler (kilo, boy, yaş, cinsiyet) kırmızı rakamlarla gösteriliyor ve yüksek kontrast sayesinde bir bakışta okunuyor. Kalan süre, kehribar renkli gün sayısıyla dairesel bir göstergede yer alıyor; ders sayısı açılıp kapanabilen bir sayaçla gösteriliyor. Antrenman Programı, Öğrenci Bilgileri, Antrenman Takvimi ve Test ve Ölçüm satırları ok işaretiyle ilgili ekranlara götürüyor.

Deneyimden öne çıkanlar

Ödeme modülü. Ödeme takibi, bir spor kulübü yönetim sisteminin operasyonel olarak en önemli parçalarından biri. Kulüpler üyelik ücretleriyle ayakta duruyor ve geciken ödemeler nakit akışını doğrudan etkiliyor. KUKA'nın ödeme modülü üç durumu, Yaklaşan (mavi), Bekleyen (gri) ve Geciken (aciliyet vurgusuyla gri), antrenör ana ekranında sekmeler olarak gösteriyor. Antrenörler başka bir uygulamaya geçmeden ya da bir yöneticiyi aramadan ödeme durumunu görebiliyor.

Sahada öğrenci listesi. Öğrenci listesini pist kenarında, sahada ve kortta kullanılacak şekilde tasarladık. Siyah zemin üzerindeki yüksek kontrast listeyi güneş altında okunur kılıyor; alfabetik dizin hızlı kaydırmayı, arama çubuğu ise belirli bir öğrenciyi hemen bulmayı sağlıyor. Her öğrencinin adının altındaki grup etiketi renk kodlu; birden çok grubu olan antrenörler listelerini bir bakışta ayırt edebiliyor.

Davet onayı. Antrenör yeni bir öğrenci ekleyip davet gönderdiğinde onay ekranı yeşil bir rozet ve büyük yeşil harflerle "Davet gönderildi" yazısını gösteriyor; altında "Öğrenci daveti başarıyla gönderildi." yazıyor. Durum açık ve belirsizliğe yer bırakmıyor. Ekranda tek bir işlem var: "Ana Sayfaya Dön". Bu ekran bilinçli bir ürün kararı: Net bir başarı mesajı, yeni bir işlemin yarattığı kaygıyı azaltıyor ve aynı davetin tekrar gönderilmesini önlüyor.

Boş ekran. Antrenöre henüz öğrenci atanmamışken Öğrenciler sekmesi yarı saydam, sakin bir ikon ve şu mesajı gösteriyor: "Şu anda size atanmış öğrenci bulunmuyor. Öğrenciler atandığında burada görünecek." Tek ana işlem, tam genişlikte mavi bir "Yeni Öğrenci Ekle" düğmesi. Her gün kullanılan araçlarda boş ekran çoğu zaman yeni kullanıcının gördüğü ilk ekrandır; bu ekran net, sakin ve hemen harekete geçmeye uygun.

Tasarım süreci

KUKA, 8 ay süren uçtan uca bir çalışmaydı. Platformun deneyim tasarımının tamamını üstlendik: araştırma, bilgi mimarisi, etkileşim tasarımı, görsel tasarım, tasarım sistemi ve sürekli iyileştirme. Bu, teslim edip ayrıldığımız bir proje değil, kesintisiz bir iş birliğiydi.

Odaklandık. Hedefimiz, antrenörlerin antrenman sırasında öğrencilerinden birkaç saniyeden fazla gözlerini ayırmadan kullanabileceği bir platformdu. Her ekranı tek bir soruyla değerlendirdik: Bu durumdaki en yaygın işlem kaç dokunuşta tamamlanıyor? Antrenörün takvime ve ödeme durumuna daha hızlı ulaşabilmesi için ana ekranı birçok kez yeniden tasarladık.

Araştırdık. Türkiye'deki spor kulüplerinin çalışma ritmini haritaladık: günlük antrenman düzeni, aylık ödeme döngüsü, velilerle iletişim alışkanlıkları ve antrenörlerin üzerindeki idari yük. Platformun kulüplere yeni bir iş akışı dayatması değil, onların gerçekte nasıl çalıştığına uyması gerekiyordu. Öğrenci grupları, ders sayıları ve fiziksel ölçümler bu yüzden KUKA'nın temel veri yapıları arasında; çünkü Türkiye'deki spor akademileri için de temel konular.

Uyguladık. Koyu temalı tasarım sistemi bilinçli bir tercihti: Spor profesyonelleri telefonlarını açık havada ve parlak ışıkta kullanıyor; yüksek kontrastlı vurgulara sahip koyu bir arayüz, güneş altında beyaz bir arayüzden daha iyi okunuyor. Vurgu renklerini (işlemler için mavi, duyurular için turuncu, onaylar için yeşil, zamana bağlı veriler için kehribar) anlamı yalnızca metne bırakmamak için geliştirdik.

Ölçtük. Temel metriklerimiz şunlardı: günün programına ulaşma süresi (antrenör bugünün derslerini ne kadar hızlı görüyor), ödeme görünürlüğü (bekleyen ödemeleri görmek kaç dokunuş sürüyor) ve öğrenci ekleme tamamlama oranı (davet akışı yarıda kalmadan tamamlanıyor mu). Öğrenci davetleri için onay ekranını, ilk geri bildirimler antrenörlerin işlemin tamamlanıp tamamlanmadığından emin olamadığını gösterince ekledik.

Geliştirdik. 8 ay içinde platform, temel bir antrenör arayüzünden öğrenci profilleri, grup yönetimi ve eksiksiz bir ödeme modülüne sahip çok rollü bir sisteme dönüştü. İlk aşamalarda kurduğumuz tasarım sistemi bu büyümeyi görsel tutarlılığı bozmadan taşıyacak kadar sağlamdı. KUKA, stüdyonun tek bir müşteriyle yürüttüğü en uzun çalışmalardan biri ve bir ürünün tasarımını tüm yaşam döngüsü boyunca üstlenebildiğimizi gösteriyor.