Hollanda'da geliştirilen bir B2B SaaS platformu için bilgi mimarisinden özellik adlarına, UX araştırmasından arayüz tasarımının tamamına uzanan üç yıllık bir ürün ortaklığı.
FlowQi, KOBİ'leri, girişimleri ve serbest çalışanları yavaşlatan dağınık araçların yerini almak için tasarlanmış, hepsi bir arada bir iş süreci otomasyon platformu. Hollanda'nın Utrecht kentindeki FlowQi Group B.V. tarafından geliştirilen platform, CRM'i, proje yönetimini, satış süreçlerini, faturalamayı, formları ve iş birliğini tek bir arayüzde topluyor. En başından beri FlowQi'nin tasarım ortağıyız. Üründe bugüne kadar alınan her tasarım kararı bizim sorumluluğumuzda.
Bir B2B SaaS ürününü sıfırdan başlatmak, etkisi yıllar içinde katlanarak büyüyen temel kararlar almak demek. Bilgi mimarisindeki hatalar geç fark edilir ve pahalıya patlar. Özelliklere verilen adlar, kullanıcıların ürünü nasıl anladığını, ürüne ne kadar hızlı alıştığını ve ekiplerin ürün hakkında kendi aralarında nasıl konuştuğunu etkiler. Birbirine bağlı beş ya da daha fazla modül olduğunda, bir alandaki her arayüz kararı diğer bütün alanları da kısıtlar. Yanlış atılan temeli sonradan düzeltmek kolay değildir.
Beş entegre modülden oluşan bir B2B SaaS platformunu baştan sona tasarladık: FlowQi CRM, Sales Tool, Invoice Tool, Product Management ve Forms Tool. Platform bugün yayında. FlowQi Group B.V. platformu aktif olarak geliştiriyor, tasarım ise blurple studio ile süren ortaklık içinde gelişmeye devam ediyor.
Zorluk
FlowQi'nin hedefi açık ama hayata geçirilmesi son derece zor: küçük ve orta ölçekli işletmelerde Salesforce, HubSpot ve Asana'yı, kurulum ve ayar için ayrı bir yönetici gerektirmeyen tek bir platformla değiştirmek. Ürün, profesyonel kullanım için yeterince güçlü, bir serbest çalışanın kılavuz okumadan kullanmaya başlayabileceği kadar da basit olmalıydı.
"Uygulama yorgunluğu" sorunu. FlowQi'nin hedef kullanıcıları başka bir araç aramıyordu. Daha az araç arıyorlardı. Bu yüzden her modül, ortadan kaldırmak istediği karmaşayı kendisi yaratmadan ortak arayüzdeki yerini hak etmeliydi.
Ürün ölçeğinde bilgi mimarisi. Birbirine bağlı beş modülü sıfırdan kurmak, sonraki bütün tasarım tercihlerini sınırlayacak kararları en baştan vermeyi gerektirdi. Gezinme yapısı, modül adları ve veri ilişkileri (CRM ile faturalama, görevlerle projeler, formlarla kayıtlar arasında): hepsini sırayla değil, birlikte tasarlamamız gerekiyordu.
Bir tasarım sorunu olarak adlandırma. FlowQi'nin kendi ürün diline ihtiyacı vardı. "Kişiler" ya da "fırsatlar" gibi genel terimler, başka araçlardan gelen çağrışımlarla yüklü. Task2Meet ve Sales Tool gibi özellik adlarını, ipucu balonlarına ya da tanıtım akışlarına gerek kalmadan işlevi ilk bakışta anlatacak şekilde belirledik.
Çözüm
FlowQi'ye bir özellikler toplamı olarak değil, bir ürün sistemi olarak yaklaştık. Her modül aynı gezinme yapısını, aynı bileşen dilini ve aynı etkileşim kalıplarını paylaşıyor. CRM'in nasıl çalıştığını öğrenen bir kullanıcı, Sales Tool'u daha açmadan işleyişinin %80'ini biliyor.
Kontrol merkezi olarak Personal Dashboard. Platformun merkezinde, tüm modülleri kapsayan bir görev görünümü var: hangi modülden gelirse gelsin bütün görevler, projeler, duyurular ve son tarihler. Personal Dashboard, FlowQi'nin ortadan kaldırmak için kurulduğu sürekli bağlam değiştirme ihtiyacını azaltıyor.
Ölçeklenebilir modül mimarisi. Her modül (FlowQi CRM, Sales Tool, Invoice Tool, Product Management, Forms Tool) aynı sol panel düzenini kullanıyor: modülün ana menüsü, hızlı erişim için bir Favoriler bölümü ve altta modüller arası kısayollar. Kullanıcılar en sık kullandıkları görünümleri ve modülleri yıldızlayarak kendi çalışma düzenlerini kuruyor.
Otomasyon varsayılan olarak devrede. Çoğu görev yöneticisinde görevleri elle girmek gerekir. FlowQi ise kullanıcı farklı modüllerde çalıştıkça görevleri kendiliğinden oluşturuyor. Sales Tool'daki bir fırsat otomatik olarak bir takip görevi açabiliyor, tamamlanan bir proje fatura oluşturulmasını tetikleyebiliyor. Arayüzü, bu otomasyonların teknik ayar gerektirmeden bulunup düzenlenebileceği şekilde tasarladık.
Arayüze yansıyan şeffaf fiyatlandırma. FlowQi'nin kullandıkça öde modeli, modüllerin sınırlarını ödeme duvarı gibi göstermeden görünür kılan bir arayüz gerektiriyordu. Tasarım, arkadaki ticari yapıyı gözetirken platformun tek parça hissini de koruyor.
Deneyimden öne çıkanlar
Personal Dashboard
FlowQi'nin giriş noktası. Bütün modüllerdeki yapılacak işleri, son tarihe göre sıralanmış ve ilgili kişi ve kuruluş bilgisiyle tek bir görev tablosunda gösteriyor. Altındaki Duyurular ve Bildirimler ile Projeler ve Circles bölümleri, modül değiştirmeye gerek bırakmadan iş gününün tamamını görünür tutuyor.
Sales Tool
Yeni Fırsat Oluştur ekranı kuruluş, kişi, kalem, adet ve fiyat bilgilerini tek ve düzenli bir formda topluyor. Satış süreçlerini hızlı ilerleyecek şekilde tasarladık: her alanın etiketi net, ürünler Product Management modülüne otomatik bağlanıyor ve tamamlanan fırsatlar faturalamaya aktarılıyor.
Invoice Tool
Faturalar fırsat verilerinden oluşturuluyor. Müşteri bilgilerinin tamamı, tutarlar, KDV, durum ve vade tarihleri tek ekranda görünüyor. Faturayı İndir düğmesi her zaman görünür ve belirgin. Kullanıcı ekrandan ayrılmadan her faturaya kayıt tutmak için not ekleyebiliyor.
Forms Tool
FlowQi Forms ile kullanıcılar müşterilere yönelik ya da şirket içinde kullanılacak formlar oluşturabiliyor, şablonlara göz atıp onları özelleştirebiliyor ve formları şirket genelinde paylaşabiliyor. Modül, ilk kez kullananların takılmaması için tanıdık bir boş ekran düzeni ve net düğmeler kullanıyor.
Tasarım süreci
Üç yıllık bir ürün ortaklığında Deneyim Döngüsü bir kez dönüp bitmez, sürekli işler. Her modül, her özellik ve her yeni sürüm yöntemin bütün adımlarından geçer.
Odaklandık: FlowQi'nin ana hedefi hiç değişmedi: bir iş kullanıcısı üç ya da daha fazla aracı bırakıp FlowQi'ye geçebilmeli ve kendini daha bunalmış değil, daha rahat hissetmeli. Her yeni özelliği, tasarım sürecine girmeden önce bu ölçüte göre değerlendiriyoruz.
Araştırdık: FlowQi'de UX araştırması hiç durmuyor. Kullanıcı görüşmeleri, oturum analizleri ve rakip incelemeleri her modülün gelişimine yön veriyor. İlk dönemdeki araştırmalar bilgi mimarisinin temelini attı. Süren araştırmalar ise hangi özelliğin öncelikli olacağını belirliyor ve her yeni özelliği yayına çıkmadan önce doğruluyor.
Uyguladık: Önce sistemi, sonra modülü, en son ekranı tasarlıyoruz. Bileşenlerle ilgili kararları bir kez veriyor ve bütün modüllere uyguluyoruz. Böylece yeni özellikler eklendikçe tasarım ekibi hızlı, ürün de tutarlı kalıyor.
Ölçtük: Her modülün belirli başarı metrikleri var: tanıtım akışını tamamlama oranı, özelliklerin ne kadar derinlemesine kullanıldığı ve görevlerin tamamlanma hızı. Bu veriler bir sonraki araştırma turuna girdi oluyor ve ortaklığı tasarım zevklerine değil, ürün sonuçlarına bağlı tutuyor.
Geliştirdik: Üç yılda FlowQi'nin tasarım sistemi, yeni modülleri sıfırdan başlamadan eklememizi sağlayacak kadar olgunlaştı. Forms Tool ve Product Management modülünü, ilk modüllere göre çok daha kısa sürede tasarladık, çünkü temeller zaten sınanmıştı.
SONRAKİ VAKARevolut→Dijital doğan bir bankanın ilk self-servis cihazı.
